CRM для строительной компании устроена не вокруг сделки, а вокруг объекта. У объекта есть тендер или переговоры, смета, договор, подрядчики, этапы работ, акты и оплаты, и все это живет месяцами, а иногда годами. Стандартная воронка продаж такой цикл не выдерживает.
Сразу уточним, о какой стройке речь. Девелоперу, который продает квартиры, нужна CRM про лоты, брони и ипотеку — это отдельная задача. Ниже — про подрядные компании: генподряд и субподряд, инженерные системы, отделка, ремонт, коммерческое строительство.
Чем стройка отличается от обычных продаж
- Объект вместо товара. Одна сделка — один адрес со своей историей, своими людьми со стороны заказчика и своим набором документов.
- Длинный цикл. От первого контакта до подписания — месяцы, от подписания до последнего акта — еще столько же. Воронка на три этапа этого не описывает.
- Решение принимает группа. Заказчик, технадзор, проектировщик, служба закупок. Важна история переговоров с каждым.
- Цена зависит от сметы. Не от прайса, а от расчета объемов, который меняется при каждой правке проекта.
- Часть работы делают чужие люди. Субподрядчики со своими сроками, допусками и документами.
- Работа идет не в офисе. Прорабы, замерщики, мастера на объектах, и данные от них приходят с опозданием на день-два.
Объект в центре CRM
Открыв карточку объекта, руководитель видит, на каком этапе переговоры, какая версия сметы согласована, кто из подрядчиков сейчас на площадке, какие акты подписаны и сколько денег пришло. Именно этого не дает обычная воронка, где объект — просто название сделки.
Что должно быть в CRM для строительства
Тендеры и запросы
Реестр участия — площадка, срок подачи, обеспечение, требуемые документы, результат. Напоминания о дедлайнах и история по заказчику: где выигрывали, где проигрывали и с какой ценой.
Сметы и версии
Смета привязана к объекту и хранится по версиям. Видно, что изменилось между второй и третьей редакцией и кто согласовал. Загрузка из сметной программы вместо ручного переноса.
Договоры и допсоглашения
Основной договор, допсоглашения на изменение объемов, сроки по этапам. Система напоминает о сроках оплат и о гарантийных удержаниях.
Подрядчики
Отдельный справочник — виды работ, допуски, оценка по прошлым объектам, текущая загрузка. Договоры и акты с подрядчиками рядом с договором заказчика, поэтому маржа объекта видна сразу.
Исполнительные документы
КС-2 и КС-3, акты скрытых работ, исполнительная документация. Статус по каждому — подготовлен, отправлен, подписан, вернулся с замечаниями.
Выездные сотрудники
Замер, осмотр, фотоотчет, отметка о выполненном этапе с телефона. Данные попадают в карточку объекта в тот же день, а не после планерки.
Тендеры — отдельная воронка
Тендер живет по своей логике. У него жесткий срок подачи, пакет документов и обеспечение, а ошибка в оформлении снимает заявку независимо от цены. Смешивать его с коммерческой воронкой — значит терять дедлайны.
Рабочая схема — отдельный реестр тендеров, из которого выигранный тендер превращается в объект с уже загруженной сметой и документами. Поиск закупок при этом обычно остается в специализированных сервисах, а в CRM попадает то, во что компания решила идти.
Отдельная польза — аналитика по результатам. Через год видно, у каких заказчиков компания выигрывает, при каком снижении цены и в каких закупках участие не окупает подготовку заявки.
Акты и выезды — там, где теряются деньги
Самый дорогой разрыв на стройке — между выполненной работой и подписанным актом. Работа сделана, а КС-2 ждет, пока прораб привезет бумаги, сметчик сверит объемы, а заказчик найдет время подписать. Каждая неделя такой задержки — неделя, на которую отложена оплата.
CRM здесь делает две вещи. Показывает по каждому объекту, сколько выполнено и не закрыто актами, — это деньги, которые компания уже заработала, но не получила. И сокращает путь от площадки до акта: прораб отмечает этап и прикладывает фото с телефона, а сметчик сразу видит объемы.
Как устроить приложение для людей на объектах, чтобы оно работало без связи, — в статье про мобильное приложение для сотрудников. Внутренние согласования договоров и допсоглашений разобраны в статье про электронный документооборот.
Сметы и 1С — кто за что отвечает
Сметы обычно считают в специализированной сметной программе, бухгалтерия работает в 1С. CRM не должна заменять ни то, ни другое — ее задача связать их вокруг объекта.
- Смета. Источник — сметная программа. В CRM загружаются итоги и позиции, чтобы видеть объемы и маржу.
- Контрагенты, счета, оплаты. Источник — 1С. В CRM возвращаются статусы оплат по объекту.
- Объект, этапы, переговоры, подрядчики. Источник — CRM.
Как настроить обмен так, чтобы цифры сходились, — в статье интеграция с 1С.
Где здесь ИИ
Разбор тендерной документации. Модель вытаскивает из пакета документов сроки, требования к участнику, обеспечение и особые условия и собирает из них чек-лист. Решение, идти ли в тендер, остается за человеком.
Сверка смет. Сравнение двух версий сметы или сметы подрядчика со своей — что добавилось, что подорожало, где объемы не совпадают. Модель находит расхождения, сметчик их оценивает.
Голосовые отчеты с объекта. Прораб наговаривает, что сделано, приложение превращает это в отметки по этапам и комментарий. Где модель полезна, а где лучше обычный код, — в статье про ИИ-автоматизацию бизнес-процессов.
Что считать после запуска
Смысл CRM на стройке — увидеть деньги, которые сейчас теряются незаметно. Для этого достаточно нескольких показателей по объектам.
- Выполнено, но не закрыто актами. Сумма по каждому объекту и в целом по компании. Обычно это самая неприятная цифра при первом запуске.
- Срок от завершения этапа до подписанного акта. Где он длиннее всего — у какого заказчика, у какого прораба, на каком виде работ.
- Маржа объекта — план и факт. С учетом договоров с подрядчиками и допсоглашений, а не только первоначальной сметы.
- Результативность тендеров. Доля выигранных, среднее снижение цены, затраты на подготовку заявок.
Эти цифры полезны не только руководителю. Когда прораб видит, что его объект держит в актах больше всех, акты начинают приезжать быстрее без всяких приказов.
Когда своя CRM не нужна
Если компания делает типовой ремонт с короткими объектами, без тендеров и субподряда, хватит готовой CRM с настроенной воронкой. Разрабатывать свою в этом случае — лишние деньги.
Своя система оправдана, когда объектов много одновременно, цикл длинный, есть субподряд и тендеры, а связь сметы, актов и оплат держится на памяти одного человека. Разбор выбора — в статье готовая система или своя разработка, а устройство заказной CRM — в статье про разработку собственной CRM.
Частые вопросы
Можно ли дать заказчику доступ к ходу работ
Да, через личный кабинет — этапы, фото с площадки, документы на подпись. Это снимает звонки «как там у нас» и ускоряет подписание актов. Что туда класть, разобрано в статье про личный кабинет клиента.
Сколько занимает разработка
Первый рабочий блок — от недели. CRM с объектами, сметами, документами и обменом с 1С — обычно два-три месяца. С мобильным приложением для прорабов и ИИ-функциями — от трех до пяти месяцев. Точную цифру называем после разбора процесса, смета фиксированная.
Что делать с объектами, которые уже идут
Текущие объекты заводятся с состоянием на дату запуска — этап, подписанные акты, долги. Закрытый архив переносить не обязательно, достаточно справочника заказчиков и подрядчиков с историей.
Спроектируем CRM вокруг ваших объектов
Расскажите, сколько объектов идет одновременно, есть ли тендеры и субподряд и где сейчас живут сметы и акты. В ответ — состав системы, схема обмена со сметной программой и 1С, этапы, сроки и вилка стоимости.
Если хватит готовой CRM с настройкой, скажем об этом прямо.